我们新进单位的所有新手每天最大的事情似乎是帮助主管跑腿资料。(莎士比亚,模板,工作)。

所以,一些必要的办公室打印技巧必须得掌握!

今天海宝老师就来教教大家打印的四大技巧~

01 最后一页才两行字,太浪费纸了!

有时我们的一篇文档编辑到最后才发现:最后一页就两行,不打印肯定不行,打印下来也太!浪!费!纸!了!吧!

那怎么把这两行字悄无声息地缩回去呢?

很简单,只需要两步~

Step1: 打开【打印预览编辑模式】

在功能区菜单栏内,有一个收缩文本框。相信大家经常看到它,但很少有人知道它的用处。

在文本框内直接输入"打印"二字,选择【预览和打印】选项,在级联菜单中选择【打印预览编辑模式】。

Step2: 在打开的【打印预览】编辑模式中,单击【预览】菜单栏的【减少一页】命令,即可使多出的一两行文字挤到上一页,快速减少一页文档。

此功能的原理是通过略微缩小文本大小及间距将文档缩减一页,所以这个方法未必每次都能成功,要由多出的文本量而定。

另外,在【打印预览】编辑模式中,取消勾选【放大镜】的复选框,就可以在打印预览模式下直接对文档进行编辑了。

02页数太多,我只需要打印其中一部分

在使用长文档的时候,我们有时只需要打印其中的几页或是部分内容。要怎么做呢?

1、打印指定页数

一篇文档几十页,而我们只需要打印13,14页,要怎么办呢?

<Ctrl+P>,快速进入【打印】界面。在【页数】文本框中输入"13,14",设置一下需要打印的份数,直接单击【打印】即可。

如果打印任意不连续的页面,页码之间用逗号隔开。例如:2,5,8,即打印第2页,第5页,第8页。

如果是打印连续页面,页码之间用短横线隔开。例如页码输入:6-9,即打印第6页,第7页,第8页,第9页。

当然,我们也可以组合使用,例如输入页码:3,6-9,即可打印第3页,第6页,第7页,第8页,第9页。

2、打印所选内容

有时候,我们不一定要打印某一页或是某几页的内容,而是要打印文档中的某段或者某一章节的内容。这要怎么办呢?

首先选中文档中所需要打印的内容,按住<Ctrl>键可以进行间断选择。然后<Ctrl+P>进入【打印】界面,选择设置中的【打印选定区域】即可。

03拒绝浪费!多页文档打印到一页纸上

在一些非正式场合,我们可以将2页、4页或者更多页的内容压缩到一张纸上打印出来。这样不仅可以减少纸张的浪费,而且打印文档过多时,还可以大大节省我们的打印时间。

<Ctrl+P>进入【打印】界面,在打印【设置】的底部,单击"每版打印1页"的下拉按钮,自由选择每版打印的页数,然后设置需要打印的份数,单击【打印】按钮即可。

建议大家选择"每版打印2页"或"每版打印4页"哦,太多的话,打印出来就影响阅读效果了。

04好累!文档打印完还要手动调整顺序

Word默认打印顺序是从第一页开始打印到最后一页。如果当打印的纸张过多时,打印完成后再一页一页地手动调整顺序也是一项不小的工程。

但是,如果我们设置成了逆序打印,就可以省去这些麻烦了:直接从最后一页开始打印,打印完成以后,最上面刚好是第一页,简直完美~

单击文档左上角的【文件】→【选项】→【高级】,在右边找到【打印】,然后勾选【逆序打印页面】的复选框,【确定】即可。

这方法在奇偶页双面打印时也非常方便哦~

最后祝大家中秋快乐~

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