公司档案管理流程图 企业流程梳理方法

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公司档案管理流程图 企业流程梳理方法

发布时间:2021-04-09 02:19:40

流程梳理是针对企业现状,规划企业未来的流程框架。流程梳理也是流程分析,是流程优化和流程管理的基础和前提。

流程分析从战略、企业目标、组织结构、岗位优化、流程结构分析、流程活动分析开始,然后是流程优化设计。

作者在企业咨询实践中总结的企业管理流程四级分类得到了企业领导的高度认可,实际应用效果良好。作为工艺梳理方法,简单实用。因此,按照企业管理流程的四级分类,对流程进行梳理和介绍。

一级管理流程是组织结构,即战略分解或管理职能划分;二级管理流程是岗位设置,允许管理功能找到承载点;三级管理流程是对企业主要业务工作的职责划分,四级管理流程是围绕业务工作的具体活动。

如何确定一个企业的三级流程名称?最简洁有效的方法是从第一层流程,即组织结构中抽取或细分。组织结构通常是从董事长、总经理到部门、子公司、分公司,即把企业战略分解为单位或部门。标准化的组织结构应该划分各个部门或单位的职能。三级流程名称来源于部门职能,每个部门职能都是一个三级流程名称。比如,监督审计部门有监督管理、审计管理、预防职务犯罪管理三大职能。根据企业的规模,财务部门可能具有资金管理、资产管理、预算管理、会计管理、税务管理、融资管理和投资管理的职能。知名人力资源部具有人才规划管理、招聘管理、培训管理、绩效管理、薪酬管理、员工关系管理、晋升管理、情感管理、愿景管理、社区活动管理等功能。这些管理功能就是企业的三级流程名称。

规模大、管理规范的企业,三级流程名称更多,反之亦然。例如,采购管理流程是一个三级流程名称。对于大型企业或管理规范的企业,“采购管理系统工作”可分为采购谈判管理流程、采购绩效管理流程、供应商管理流程、外包管理流程或商品采购管理流程、设备采购管理流程、信息设备采购管理流程等三个层次的流程。同样,小规模企业的财务管理系统可能只有一个三级流程,即“财务管理流程”。

初级流程组织结构中的职能划分也为次级流程的岗位设置提供了直接依据。企业根据自身的规模或性质,在各个职能中直接添加“经理”或“部长”、“主管”和“专员”,其岗位设置与组织结构相对应。由此可见,企业的一级、二级、三级流程是紧密相连的,缺一不可。

四级流程和三级流程的联系更紧密。每一个三级流程都可以细分为几个四级流程,每一个四级流程都可以从三级流程图中找到源头。

我们还以采购管理流程为例进行说明。采购管理包括采购制度或标准的建立、采购市场调查、供应商选择、采购合同签订、采购计划确认、采购订单下达、采购交付与结算、采购工作定期总结、供应商合作评价或管理等。采购管理三级流程图中的每个关键点都被描述为一个四级流程图。四级流程图的名称包括市场调查流程图、供应商筛选流程图、采购合同签订流程图、采购计划确认流程图、采购订单确认流程图、采购结算流程图、供应商评级流程图、供应商档案管理流程图、供应商违约处理流程图等。

由于每个三级流程图都有关于系统起草和审批的环节,企业可以将“系统管理系统”设置为三级流程图——系统管理流程图,然后将系统起草、系统会签、系统审批、系统发布、系统修改和系统废止分别确定为四级流程图名称。

三级和四级流程图的数量取决于企业的规模和性质。

过程是实现战略的渠道。企业战略确定后,进行目标分解和任务分配。把目标分解到各个部门,把任务分解到岗位的过程就是过程,各个岗位互相配合完成任务的过程也是过程。目标分解产生组织结构(一级流程),岗位分配产生岗位设置(二级流程),各岗位之间的工作联系方式产生企业的三级、四级流程。三级流程是企业组织运营基本事务管理职责的逻辑划分,具体工作如何做是四级流程。战略是通过一步一步细分流程来实现的。

那么企业现有的流程能保证战略落地吗?如何判断是否简洁有效?判断标准只能是与企业战略的关联程度。偏离战略的过程是无效的,而偏离战略目标的过程是无效的。只有紧密遵循战略目标的流程才能变得高效。不管企业有没有设计流程,做事情的过程是客观的。一个企业的现有流程必然会受到当时企业内外部环境和员工素质的影响。它是否适应今天变化了的现实,需要通过对过程的梳理和分析来判断和改进。所以可以说流程分析是对企业做事方式的全景扫描,或者说是慢动作回顾。对一个企业现有的流程进行梳理,对于流程管理专家来说,就是用CT对企业进行扫描,让其明确疾病在哪里,障碍在哪里。企业管理者学习这种方法,对提高企业管理水平大有裨益。

流程分析的初步结果是梳理企业的流程目录体系,并逐一呈现企业的三级流程目录和四级流程目录。流程梳理中发现的问题是企业流程优化需要解决的关键。

在下列情况下,中文序列号代表3级过程名称,而阿拉伯数字序列号代表4级过程名称。

附件:企业工艺目录汇总表(节选)

一、信息管理流程

1.宏观政策信息收集流程图

2.行业信息收集流程图

3.内部信息收集流程图

二、决策管理流程

1.决策方案论证流程图

2.年度目标制定流程图

3.项目审批流程图

三、人事管理流程

1.招聘计划制定流程图

2.招聘流程图

3.新员工录入流程图

4.员工确认流程图

5.员工岗位调整流程图

6.员工晋升和岗位竞争流程图

7.离职审批流程图

8.辞职交接流程图

9.辞职告别流程图

10.考勤统计流程图

11、请假审批流程图

12.出差审批流程图

四.培训管理流程

1.制定年度培训计划流程图

2.岗前培训流程图

3.在职培训流程图

4.任务培训组织流程图

5.企业内部培训组织流程图

6、特殊工种培训组织流程图

7.培训转化跟踪流程图

8、培训考核奖惩流程图

9.内部培训师管理流程图

动词 (verb的缩写)安全管理流程

1.三级培训组织流程图

2.安全演习组织流程图

3.签署安全责任承诺书流程图

4.安全检查流程图

5.特种设备定期抽查流程图

6.安全隐患调查流程图

7、安全隐患整改流程图

8、安全责任流程图

9.应急处理流程图

不及物动词会议管理流程

1.公司月度总结会议流程图

2.月度销售会议流程图

3.月度生产会议流程图

4.安全周会流程图

5.生产晨会流程图

6.公司董事周会流程图

七、系统管理流程

1.系统制定和批准流程图

2.系统修改审批流程图

3.系统取消审批流程图

4.系统实施跟踪流程图

5.违规处理流程图

6.文件发布流程图

八、档案管理流程

1.文件回收流程图

2.人事档案管理流程图

3.培训档案管理流程图

4.财务档案管理流程图

5.客户档案管理流程图

6.安全文件管理流程图

7.供应商档案管理流程图

8.文件档案管理流程图

9.项目文件管理流程图

10、技术文件管理流程图

11.设备档案管理流程图

九.财务管理流程

1、年度预算流程图

2.预算调整审批流程图

3.报销流程图

4.贷款审批流程图

5.供应商付款流程图

6.客户对账流程图

7.银行对账流程图

8.固定资产盘点流程图

9.材料库存流程图

10、固定资产报废审批流程图

11.增值税开票流程图

X.采购管理流程

1.采购市场调查流程图

2.供应商筛选流程图

3.大宗材料招标流程图

4.签订采购合同流程图

5.采购计划制定和审批流程图

6.采购订单确认流程图

7.供应商管理流程图

8、零星材料采购审批流程图

XI。销售管理流程

1.市场调查流程图

2.客户筛选流程图

3.制定市场发展计划流程图

4.签订购销合同流程图

5.客户订单确认流程图

6.订单生产确认流程图

7.客户样品确认流程图

十二.客户管理流程

1.客户拜访流程图

2.客户维护流程图

3.客户投诉处理流程图

4.客户损失分析流程图

十三.物流管理流程

1.物流信息收集流程图

2.物流供应商筛选流程图

3.运输合同签订流程图

4.运输费用结算流程图

5.交货计费流程图

6.交付流程图

7.交付跟踪流程图

十四.生产管理过程

1.制定运营计划流程图

2.材料分配流程图

3.辅助材料接收流程图

4、交接班流程图

5.工作统计流程图

6.现场管理流程图

十五.技术管理流程

1.新产品开发流程图

2.新产品试制流程图

3.新产品定型评审流程图

4.工艺技术改进流程图

5.新产品技术数据交接流程图

6、设备改造审批流程图

十六.设备管理流程

1.设备采购流程图

2.设备安装及验收流程图

3.设备负责人确认流程图

4.设备维修服务流程图

5.设备更新审批流程图

6.设备配件管理流程图

十七、质量管理流程

1.过程检验流程图

2.成品检验流程图

3.质量故障处理流程图

4、质量事故责任追究流程图

5.质量信息统计流程图

6、计量器具检验流程图

7.报废计量器具流程图

8.样本管理流程图

十八.仓库管理流程

1.材料入库流程图

2.成品入库流程图

3.收集配件和附件流程图

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