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做PPT不知道从哪里开始吗？是不是总是花费大量时间，使之无效，导致反复修改？你是不是很着急，工作经验很差？

有什么办法可以避免这些问题？答案是形成PPT工作流程。

什么是工作流程？※?

参见维基百科:Workflow，是对工作流及其操作步骤之间的业务规则的抽象、概括和描述。

其实一般来说，工作流就是工作流。

由计算机软件系统控制的程序的执行是一个工作流。PS中的动作也可以看作是一个工作流，企业部门的请假报销工作也会有工作流。

为什么要形成工作流？※?

好的工作流不仅可以提高工作效率，充分利用所有资源，还可以减少错误和延迟。

建立和应用正确的工作流程可以让你的PPT像产品一样高效地“批量生产”。

本文将谈谈PPT大师的工作流程。

第一部分软件设置

PPT高手的软件设置和普通人不一样。虽然每个人都会有一些个人喜好，但是有一些设置是共通的。设置软件对后续工作有很大帮助。

①自定义快捷工具栏

在PowerPoint中，可以自定义快捷工具栏。默认快捷命令只有几个图标可以保存和取消，而主控形状的快捷工具栏会有一行小图标，如下图所示:

在“主工具栏”中，以下工具按图标顺序添加:

向左、居中和向右对齐

顶部对齐、中间对齐和底部对齐

合并形状(布尔运算)

横向分布和纵向分布

插入文本框，插入形状

这个快捷工具栏有什么好处？好处可以说是非常多。我们可以用一个按钮对齐文本框，用一个按钮调整图层顺序，用一个按钮执行布尔运算...以下动画是使用对齐和分布工具快速调整形状布局的示例:

掌握了这个操作之后，可以根据自己的习惯增减工具。原理是让你需要在界面不同部分点击几次才能一步找到的常用工具(比如布尔运算)。

②设置自动保存

做PPT的时候，难免会忘记保存或者电脑罢工。为了避免浪费工作，有必要设置自动保存。

设置操作是:文件>:选项>:保存。除了更改自动保存的时间(不建议太短，三五分钟可以)，还可以更改自动保存的文件位置。

③增加撤销次数

在PPT中很难一直做到完美。有时候，如果你忽略了一点，你将不得不取消它，甚至重新取消它。

但是，PowerPoint的默认撤销次数是20次。此时，手动增加撤销上限，可以解决没有几次撤销就无法撤销的问题。

设置方法类似于自动保存:文件>:选项>:高级，然后将次数改为50-100次。

关于撤销的另一个小技巧是:在快捷工具栏中点击撤销图标右侧的小三角形，会出现一条操作记录。不需要不停的按Ctrl+Z就可以一次撤销很多步骤。

④更改画布的大小

为了达到更好的演示效果，画布的大小要考虑屏幕分辨率的大小。如果适合桌面显示设备，我们一般会把它的高宽比设为16: 9。

在PowerPoint中，画布以厘米为单位。建议使用48cm × 27cm大小的画布，两者都方便计算。你什么意思？

比如我们要讲一个PPT上的三个点，水平排列，每个点都有一个短文本和一个副标题。这时我们会直观的反应过来，去掉缝隙后每一列的宽度大概是14cm多一点。

如果从宽度为48厘米的画布导出的图片尺寸不够大，可以增加到64厘米×36厘米。

画布尺寸不建议太大。画布尺寸越大，意味着分辨率图片越大，计算量越大，内存越大，笔记本容易卡死。

⑤编辑幻灯片母版

幻灯片母版在企业使用较多，设计师使用较少。在幻灯片母版中添加Logo，自定义页码，可以使整个文档保持一致的Logo和页码格式，一步到位，方便快捷。

对于页面较少的PPT，也可以先预留一个Logo和页码位置。PPT完成后，选择一个页面确认这两个元素，然后在不同的页面上复制粘贴一个。

⑥使用好快捷键及其组合

你连他做了什么都分不清，只知道屏幕上的东西都在飞快地换格式，太神奇了，只留下一张蠢脸来夸你！